Propuesta de implementación de una arquitectura de procesos para la gestión de documentos aplicando las normas ISO en el gobierno autónomo descentralizado municipalidad de Ambato
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Date
2023-02
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Abstract
Esta investigación se justifica por la necesidad de realizar una propuesta para la
implementación de la arquitectura de procesos de gestión documental aplicando normas
ISO en el Municipio Autónomo Descentralizado de Ambato, cuyo aporte es dar solución
a los problemas ocasionados al no contar con un sistema estructurado de gestión
documental; y, aplicando las normas ISO, sugiera cambiar la estructura de los procesos
de la parte administrativa, cuyo único fin es atender a los usuarios externos con base en la
eficiencia, la transparencia y la eficacia.
A partir de la implementación de la propuesta de una arquitectura de procesos en el
GADMA aplicando normas ISO, se espera mejorar la calidad de servicios, el acceso y la
calidad de acceso a la información realizada en la institución. Con la certificación de las
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normas ISO para la gestión de documentos en el GADMA se pretende mejorar la cantidad
de documentación disponible en la entidad y minimizar el tiempo de accesos a esta
información desde cualquier dependencia. Es imprescindible la elaboración de un estudio
de los diversos procesos administrativos dentro de la institución, logrando un
entendimiento profundo de los mismos, adaptarlos a las necesidades reales que tienen los
usuarios tanto externos como internos. A partir de los modelos ya existentes, se ha
determinado como modelo base la recepción e ingreso de trámites y le entrega de los
mismos posterior al proceso de elaboración de la contestación, que es el proceso de mayor
demanda en cuestión del manejo de documentos dentro de la institución. Los documentos
creados como prueba durante los procesos institucionales también deben almacenarse de
forma segura y sistemática. El seguimiento y control asegura que los procesos operativos
se lleven a cabo de acuerdo con los objetivos establecidos. Se eligió métodos de
recolección de información, entrevistas con el personal encargado y usuarios
Description
This research is justified by the need to make a proposal for the
implementation of the document management process architecture applying standards
ISO in the Decentralized Autonomous Municipality of Ambato, whose contribution is to provide a solution
to the problems caused by not having a structured management system
documentary film; and, applying ISO standards, suggest changing the structure of the processes
of the administrative part, whose sole purpose is to serve external users based on the
efficiency, transparency and effectiveness.
From the implementation of the proposal of a process architecture in the
GADMA applying ISO standards, it is expected to improve the quality of services, access and
quality of access to information carried out in the institution. With the certification of the
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ISO standards for document management in the GADMA is intended to improve the amount
of documentation available in the entity and minimize the access time to this
information from any agency. It is essential to carry out a study
of the various administrative processes within the institution, achieving a
deep understanding of them, adapt them to the real needs of the
both external and internal users. Based on existing models, it has been
determined as a base model the reception and entry of procedures and delivery of the
themselves after the process of elaboration of the response, which is the process of greatest
demand in question of document management within the institution. Documents
created as evidence during institutional processes should also be stored in
safely and systematically. Monitoring and control ensures that operational processes
are carried out in accordance with the established objectives. Methods were chosen
collection of information, interviews with the personnel in charge and users
Keywords
ARQUITECTURA DE PROCESOS, CALIDAD, DOCUMENTACIÓN, GESTIÓN DE DOCUMENTOS, NORMAS ISO, PROCESOS, DOCUMENTOS, PROBLEMÁTICA MUNICIPAL, TRÁMITES