Metadatos para la descripción archivística en expedientes académicos estudiantiles y docentes universitarios
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Date
2022-11-21
Authors
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Universidad Técnica de Ambato, Magister en Bibliotecología y Archivología
Abstract
This investigative work raised as its main objective to determine the relationship
between the metadata variables for the archival description in student academic
records and university professors, being an applied research study, the respective
diagnosis was made, with the purpose of classifying and identifying the documentary
typologies produced in the archive. In the same way, the investigative background that
denoted the evolution that has occurred to the archival processes was considered, for
this reason it has been considered that through standardization and ICTs, resources can
be described and used in a more efficient way. Thus, description schemes based on the
ISAD (G) Standard were stipulated with its 26 component elements, given that they
are flexible in structure and represent a general guide, in addition to being based on
principles that respect the origin, hierarchical structures and multilevel. Finally, to
expose the fulfillment of the general objective, as well as the specific ones, the series
of student academic records of the Communication Career and for the series of
university professors at the Faculty of Jurisprudence and Social Sciences of the
Technical University of Ambato were taken as a sample. (Academic term October
2021 – March 2022). The documentary series have been produced in relation to
administrative, academic and financial functions, describing them down to the simplest documentary unit. This investigation allowed to identify and show the current
state of the documentary series, as well as the exact description of the areas that contain
them, being appropriate the proposal of the metadata scheme that aims to provide
timely, reliable and updated information, thus generating transparent, straight
processes and guaranteed, for this purpose, recommendations and suggestions are
presented to be taken into account for archival management and description activities
that adopt information technology tolos and mechanisms.
Description
Este trabajo investigativo planteó como principal objetivo el determinar la relación
entre las variables metadatos para la descripción archivística en expedientes
académicos estudiantiles y docentes universitarios, siendo un estudio de investigación
de tipo aplicada, se realizó el diagnóstico respectivo, con la finalidad de clasificar e
identificar las tipologías documentales producidas en el archivo. De igual forma se
consideró los antecedentes investigativos que denotaron la evolución que se han dado
a los procesos archivísticos por ello se ha considerado que a través de la normalización
y de las TICs, se puede describir y utilizar los recursos de una forma más eficiente. Es
así que se estipuló esquemas de descripción basados en la Norma ISAD (G) con sus
26 elementos que la componen, en virtud que son de estructura flexible y representan
una guía general, además que se sustenta en principios que respetan el origen,
estructuras jerárquicas y multinivel. Finalmente, para exponer el cumplimiento del
objetivo general, así como los específicos se tomó como muestra la serie de
expedientes académicos estudiantiles de la Carrera de Comunicación y para la serie de
docentes universitarios a la Facultad de Jurisprudencia y Ciencias Sociales de la
Universidad Técnica de Ambato (periodo académico octubre 2021 – marzo 2022). Las series documentales han sido producidas en relación con las funciones administrativas,
académicas y financieras, describiéndolas hasta llegar a la unidad documental más
simple. Esta investigación permitió identificar y mostrar el estado actual de las series
documentales, así como la descripción exacta de las áreas que las contienen, siendo
procedente la propuesta del esquema de metadatos que pretende brindar información
puntual, fiable y actualizada, generando así procesos trasparentes, rectos y
garantizados, para ello se exponen recomendaciones y sugerencias a ser tomadas en
cuenta para actividades de gestión y descripción archivística que adopten mecanismos
y herramientas tecnológicas de la información.
Keywords
METADATOS, EXPEDIENTES ESTUDIANTILES, EXPEDIENTES DE DOCENTES, NORMA ISAD (G)