Automatización del sistema de documentación empresarial en el Laboratorio Neo-Fármaco
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Date
2024-08
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Publisher
Universidad Técnica de Ambato. Facultad de Ingeniería en Sistemas, Electrónica e Industrial. Carrera de Software
Abstract
Administrative processes, when carried out manually, can be challenging. In the pharmaceutical industry, accuracy is essential; thus, processes such as document management using conventional methods are prone to human error, inefficient in information retrieval, and risky in terms of data integrity. This regulated environment requires strict control of records to ensure traceability and transparency.
Laboratorio Neo-Fármaco faces these challenges in its commitment to Good Manufacturing and Documentation Practices. Currently, the manual process causes repetition of document codes and delays, jeopardizing the integrity of information due to possible uncontrolled alterations, and consuming a lot of time in validation. To address these problems, a web-based document management system is implemented. The research line involved in this work is Information Technology and Control Systems.
The project begins with information gathering through technical interviews with all process owners to understand their needs. Subsequently, a requirements analysis is performed using the ISO/IEC/IEEE 29148:2018 standard. For the design and implementation, tools selected from comparative tables are used. Finally, system testing involves validating compliance with the defined requirements, conducting a survey to measure usability with the SUS, and culminating in a questionnaire where users expressed their perceptions of operational efficiency with the new software in document management.
Description
Los procesos administrativos cuando son llevados manualmente pueden representar desafíos; en la industria farmacéutica la precisión es esencial por lo que un proceso como la gestión documental con métodos convencionales es propenso a errores humanos, ineficiente en la recuperación de información y riesgoso en cuanto a cuidar la integridad de datos. Este entorno regulado requiere un control de los registros para garantizar la trazabilidad y la transparencia.
El Laboratorio Neo-Fármaco enfrenta estos inconvenientes en su compromiso con las Buenas Prácticas de Manufactura y Documentación. Actualmente, el proceso manual provoca la repetición de códigos de documentos y retrasos, poniendo en riesgo la integridad de la información debido a posibles alteraciones no controladas y consumiendo mucho tiempo en la validación. Para abordar estos problemas se implementa un sistema web de gestión documental, la línea de investigación implicada en el trabajo es la de Tecnología de la Información y Sistemas de Control.
El proyecto comienza con la recolección de información a través de entrevistas técnicas con todos los responsables de los procesos para comprender las necesidades. Posteriormente, se realiza un análisis de requerimientos utilizando el estándar ISO/IEC/IEEE 29148:2018. En cuanto al diseño e implementación se utiliza herramientas seleccionadas a partir de tablas comparativas. Finalmente, las pruebas del sistema consisten en validar el cumplimiento de los requerimientos definidos, luego en ejecutar la encuesta para medir la usabilidad con SUS, culminando con el cuestionario donde los usuarios expresaron su percepción de la eficiencia operativa con el nuevo software en la gestión documental.
Keywords
GESTIÓN DOCUMENTAL, PROCESO, SISTEMA WEB, VALIDACIÓN